Es gibt ein Dokument, das in keinem Vereinsbüro fehlt: das PDF-Formular. Mitgliedsantrag, Spesenabrechnung, Förderantrag, Anmeldung zum Sommerlager. Irgendwer hat es vor Jahren in Word erstellt, als PDF exportiert und auf die Website gestellt. Seitdem liegt es dort und wartet.
Die Anleitung ist immer dieselbe: Bitte herunterladen, ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben und per Post zusenden. Oder einscannen und per E-Mail schicken. Wer keinen Drucker hat, soll es am Bildschirm ausfüllen – falls die Formularfelder funktionieren. Was sie meist nicht tun, weil es gar keine gibt. Es ist einfach ein Word-Dokument als PDF gespeichert. Die Zeilen sind zu kurz für eine Adresse, die Kästchen zu klein für eine lesbare Handschrift.
Die Illusion der Einfachheit
PDF-Formulare fühlen sich einfach an – für die Organisation. Einmal erstellen, online stellen, fertig. Die Komplexität wird ausgelagert an die Menschen, die das Formular ausfüllen sollen.
Das Problem: Ein smartes Büro hat heute keinen Drucker und keinen Scanner. Ein mobiler Nutzer erst recht nicht. Die 70-Jährige, die gern Mitglied würde, besitzt beides nicht mehr. Der junge Vater sucht um 22 Uhr das Anmeldeformular fürs Ferienlager und hat keine Möglichkeit, es zu drucken. Die Förderstiftung kann eure Abrechnung nicht lesen, weil jemand das Formular mit dem Handy fotografiert hat – schief, dunkel, im Gegenlicht.
Jedes PDF-Formular ist eine Abbruchstelle. Jede Abbruchstelle kostet Begeisterung.
Was am anderen Ende ankommt
Ich habe hunderte zurückgesendeter Formulare gesehen. Unleserliche Handschrift in jedem dritten. Fehlende Unterschriften, fehlende Angaben. Scans mit 17 Megabyte, die den Posteingang sprengen. Und irgendjemand in eurem Büro tippt diese Daten dann ab, von Hand, in eine Excel-Tabelle. Das ist keine Digitalisierung. Das ist Digitalisierung mit zusätzlichen Schritten.
Bei 100 Formularen pro Jahr und 15 Minuten Bearbeitungszeit pro Formular sind das 25 Stunden – für das manuelle Abtippen von Daten, die jemand bereits einmal geschrieben hat.
Die Alternative existiert längst
Jedes gängige Website-System bietet Kontaktformulare, die sich zu vollständigen Anmeldeformularen erweitern lassen. WordPress, Typo3, Joomla, Jimdo, Wix – alle haben diese Funktion eingebaut. Kein Drittanbieter nötig, keine zusätzlichen Kosten, keine Datenschutzprobleme. Die Daten kommen strukturiert an, kein Entziffern, kein Abtippen, Export in Excel mit einem Klick.
Und die Unterschrift? Für die meisten Vereinszwecke genügt eine digitale Einwilligung: ein Häkchen, ein Klick, eine Bestätigungs-E-Mail. Das ist rechtlich ausreichend und praktisch überlegen.
Der eigentliche Grund
Warum halten so viele Organisationen an PDF-Formularen fest? Nicht aus rechtlichen Gründen, nicht aus technischen – aus Gewohnheit. Das Formular existiert seit 2009, es zu ändern bedeutet Aufwand. Also bleibt es, wie es ist.
Währenddessen verliert man Menschen, die nicht bereit sind, einen Hindernislauf zu absolvieren.
PDF-Formulare waren eine Brückentechnologie. Die Brücke ist morsch. Jedes Formular, das jemand ausdrucken und einscannen muss, ist eine Einladung, es bleiben zu lassen.
