Wie organisiere ich Spendenquittungen, ohne dass es jedes Jahr brennt?

FAQ / die 5 fragen, die immer kommen

Spendenquittungen müssen einmal im Jahr raus. Das Problem ist nie der Januar – das Problem ist das ganze Jahr davor.

Kurz erklärt

Jede Spende wird erfasst. Sofort. Mit Datum, Betrag, Name, Adresse, Zahlungsweg.
Es gibt genau einen Ort für alle Spendendaten – nicht Zettel, E-Mails und Kopf der Kassenwartin.
Adressen werden bei jedem Kontakt geprüft und aktualisiert.
Im Januar bleibt dann: Export, Serienbrief, fertig.
Wer unterjährig nicht pflegt, rekonstruiert im Januar.

in 5 minuten:

Prüfe: Wo landen eure Spendendaten gerade? (Wenn die Antwort „kommt drauf an“ ist: Problem gefunden.)
Lege einen zentralen Ort fest – Tabelle, Datenbank, Vereinssoftware.
Definiere die Pflichtfelder: Name, Adresse, Betrag, Datum, Zahlungsweg.

beispiel

Erfassung bei Eingang:
Spende eingegangen → sofort eintragen: Müller, Petra | Hauptstr. 12, 10115 Berlin | 50 € | 14.03.2025 | Überweisung

Jahresabschluss:
Filter: alle Spenden 2025 | Summe pro Person | Export | Serienbrief an alle mit Summe > 0 €

Auf der Quittung:
Name, Adresse, Gesamtbetrag, Hinweis auf Sammelbestätigung, Datum, Unterschrift, Vereinsstempel.

typische fehler

Spenden werden „später“ erfasst – später heißt nie.
Adressen aus dem Vorjahr, ohne Prüfung übernommen.
Mehrere Spenden derselben Person nicht zusammengeführt.
Keine klare Zuständigkeit – „macht irgendwer im Januar“.
Bescheinigungen ohne Unterschrift oder mit falschem Vereinsnamen.

achtung werbung

Oder: einfach abgeben. Aus unserer Erfahrung bietet sich dafür Twingle an. Das Online-Spendentool übernimmt die komplette Verwaltung: Erfassung, Zuordnung, Jahressummen. Die Spendenquittungen werden automatisch erstellt – und Spenderinnen und Spender können sie jederzeit selbst abrufen, ohne Nachfrage, ohne Wartezeit.

Kein Januar-Stress. Kein Serienbrief. Kein „Wer hat nochmal die Excel?“
Wer den Prozess nicht optimieren, sondern loswerden will: Das ist der kürzeste Weg.

wenn sich ein check lohnt

Wenn im Januar jedes Jahr Hektik ausbricht. Wenn Spender:innen nach Bescheinigungen fragen müssen, statt sie automatisch zu bekommen. Wenn unklar ist, wer eigentlich die Daten pflegt. Dann lohnt es sich, den Prozess einmal sauber aufzusetzen – das spart jedes Folgejahr Zeit.